Kundecase · Lønoutsourcing
Det rette kompetencematch skaber tryghed i lønoutsourcing
For G&O Maritime Group handler lønoutsourcing ikke om at slippe ansvaret for lønprocessen. Det handler om at placere opgaverne dér, hvor kompetencerne er stærkest. I samarbejdet med Payview kombinerer koncernen derfor sin egen forretningsforståelse med Payviews specialiserede kompetencer inden for løn og lønsystemer.
Udtalelser fra Gitte Midtgaard · Head of Accounting, G&O Maritime Group
En international maritim koncern i vækst
G&O Maritime Group samler otte specialiserede brands, der leverer kritiske komponenter, systemer og serviceydelser til den globale maritime industri. Koncernen arbejder inden for fremdrift, tankhåndtering, vand- og affaldshåndtering samt service og vedligeholdelse – med et fælles mål om at gøre den maritime industri grønnere, sikrere og mere effektiv.
Koncernen beskæftiger mere end 700 medarbejdere og har aktiviteter flere steder i verden. Payview håndterer løn for cirka 500 medarbejdere fordelt på otte juridiske selskaber i G&O Maritime Group. Lønnen håndteres samlet i én fælles base i Lessor Løn.
En arbejdsdeling baseret på de rette kompetencer
Beslutningen om at outsource lønadministrationen tog oprindeligt udgangspunkt i en samlet vurdering af bemanding, kompetencer og økonomi.
Siden er samarbejdsmodellen blevet tilpasset. G&O Maritime Group har hjemtaget dele af input-, output- og afstemningsopgaverne for at komme tættere på medarbejderne og den interne økonomi, mens Payview varetager den specialiserede lønbehandling og systemunderstøttelse.
“Payview har kompetencerne til at håndtere selve lønbehandlingen, mens vi har de bedste forudsætninger for at forstå vores kolleger og sikre, at resultatet ender korrekt i vores bogføring og økonomisystem.”
Outsourcing betyder dermed ikke, at G&O Maritime Group har fjernet sig fra lønprocessen. Begge parter bidrager med deres stærkeste kompetencer.
Tilgængelighed og faglig sparring skaber tryghed
I en kritisk funktion som løn er tilgængelighed og direkte kommunikation afgørende. For G&O Maritime Group fungerer kombinationen af mail, telefon, Teams og Payviews ticketsystem godt.
“Hvis der er noget, tager vi en snak om det i stedet for at sende 20 mails frem og tilbage. Vi oplever god tilgængelighed, og hvis noget haster, bliver det også taget alvorligt og håndteret hurtigt.”
Kendskab til virksomheden og det rette match mellem mennesker og kompetencer har samtidig stor betydning. Payviews specialister skal ikke alene kunne gennemføre en lønkørsel, men også forstå systemet, analysere problemstillinger og udfordre eksisterende arbejdsgange.
Det har blandt andet været vigtigt i forbindelse med koncernens vækst, hvor yderligere omkring 230 medarbejdere blev integreret i lønopsætningen inden for cirka et halvt år.
“Vi får stærk faglig sparring, og Payview udfordrer os på den gode måde. Kombinationen af vores fælles viden giver mig mere ro i maven som kunde.”
Outsourcing kræver også noget af kunden
Gitte Midtgaards anbefaling til andre virksomheder er at betragte outsourcing som et tæt samarbejde – ikke som en opgave, man blot afleverer.
Virksomheden bør udarbejde et klart roadmap og være åben over for, at outsourcingpartneren kan anbefale andre processer. Samtidig skal roller, ansvar, kommunikationsveje og forventninger til responstid være tydelige fra begyndelsen.
Det gælder også internt. Medarbejderne skal vide, hvor de kan stille spørgsmål til deres løn, og hvordan spørgsmålene bliver håndteret.
“Rolle- og ansvarsfordelingen skal være knivskarp fra dag ét. Man skal forventningsafstemme, hvem der gør hvad, hvordan man kommunikerer, og sikre, at profilerne passer sammen. Det er afgørende for, at outsourcingen bliver en succes.”
For G&O Maritime Group er konklusionen klar: Den bedste outsourcingløsning opstår, når kunden og outsourcingpartneren arbejder tæt sammen og bringer de rette kompetencer i spil på begge sider.