Lønoutsourcing
En lønfunktion, der ikke afhænger af enkeltpersoner
Vi overtager hele eller dele af lønadministrationen og skaber en mere robust og driftssikker lønfunktion med faste processer, faglig backup og kontinuitet – så viden ikke er bundet til enkeltpersoner.
Udfordringer, outsourcing løser
Sårbarheden ligger sjældent i systemet
De fleste lønfunktioner fungerer teknisk. Det, der gør dem sårbare, er, at viden om overenskomster, undtagelser og lokale aftaler sidder hos få personer – og sjældent er beskrevet.
Afhængighed af nøglepersoner
Lønkørslen forudsætter, at en bestemt person er på arbejde.
Manglende backup
Ingen, der kan overtage ved ferie, sygdom eller opsigelse.
Efterslæb på kontrol
Afstemninger og refusioner bliver skubbet, når der er pres.
Udokumenterede processer
Ingen ved præcis, hvilke kontroller der udføres – og hvornår.
Outsourcing handler ikke nødvendigvis om at gøre det billigere. Det handler om at skabe en stabil og tryg drift med klare processer, god dokumentation og de rette kompetencer tæt på. I får et helt team, der kender jer og jeres forretning, og som sørger for, at tingene bliver gjort ordentligt og til tiden. Det handler om at gøre det rigtigt.
Sådan kan outsourcing skrues sammen
Der er ikke én model – der er en fordeling, der passer til jer
Outsourcing af løn handler grundlæggende om, hvor meget af driften der skal ligge hos os, og hvor meget I selv vil holde fast i. Nogle vælger at lægge hele lønnen over, når timer og input er godkendt. Andre beholder driften og køber kontrollen, afstemningerne og fagligheden udefra. Og andre igen vil bare have en fast ramme og et beredskab, hvis nøglepersonen bliver væk.
Fælles for det hele er, at vi starter i jeres nuværende proces. Vi ser på, hvordan lønnen faktisk kører i dag – inklusive undtagelserne – og lægger derefter en fordeling, hvor ansvaret er tydeligt, kontrollerne er beskrevet, og der altid er mere end én person, der kender jeres setup.
Nedenfor kan I klikke jer igennem fire konstellationer, vi kører hos kunder i dag, og se, hvordan opgaverne flytter sig mellem os og jer.
Hvem gør hvad?
Se opgavefordelingen i praksis
Vælg en konstellation og se, hvordan opgaverne fordeler sig mellem Payview og jer – fra fuld overtagelse til en fast bemandingsaftale.
Så snart timer og input er godkendt hos jer, overtager vi hele løndriften: kørsel, kontrolarbejde, afstemninger, indberetninger, refusioner og support til HR. I godkender lønnen – og derfra står vi for kørslen, betalingsfilerne og efterarbejdet, indtil vi har kvittering på, at alle betalinger er gået korrekt igennem.
Payview håndterer
Vi løser det sammen
Ingen opgaver i denne model.
I håndterer
Fordelingen ovenfor er eksempler. Det er konstellationer, vi kører hos kunder i dag – men det er ikke låste pakker. Vi definerer altid opgaverne sammen med jer ud fra jeres setup, kompleksitet og de ressourcer, I har internt.
Transition og onboarding
Vi tager over uden huller i driften
En overdragelse er den kritiske del af en outsourcing. Derfor bruger vi tid på at beskrive den nuværende proces – også de undtagelser, der ikke står nogen steder – før vi begynder at køre løn.
- 1
Workshop og kortlægning
Vi holder en workshop med jeres lønfunktion og får dækket alle opgaver, deadlines, undtagelser og lokale aftaler.
- 2
Dokumentation og instruktioner
Hver enkelt opgave bliver beskrevet: hvordan den løses, hvem der løser den, og hvornår den skal være færdig.
- 3
Oplæring af konsulenterne
Vi introducerer de lønkonsulenter, der skal sidde på jer, til opgaven og materialet, inden vi kører noget.
- 4
System på plads
Vi sætter jer op i et nyt system eller overtager det, I allerede bruger – med de kontroller, der skal være der.
- 5
Vi kører lønnen sammen
I starten kører vi lønnen sammen med jer. Vi lærer jeres løn, aftaler og alle de små finurligheder at kende – og gennemgår resultaterne sammen, indtil både I og vi er trygge, før vi står alene med lønnen.
- 6
Go-live og opfølgning
Efter go-live følger jeres Service Delivery Manager op på faste servicemøder med en servicerapport på driften.
Driftssikkerhed og opfølgning
I får et team – ikke en enkelt person
Vores outsourcing er bygget op om to teams med i alt ti lønkonsulenter. Flere kender jeres setup, og der er altid nogen, der kan tage over. Til at holde tråden har I én fast Service Delivery Manager som jeres one point of contact.
To teams, ti lønkonsulenter
Opgaven ligger i et team, ikke hos én person. Ferie, sygdom og opsigelser rammer derfor ikke jeres lønkørsel.
Én fast kontaktperson
Jeres Service Delivery Manager kender aftalen, følger driften og er indgangen, når noget skal afklares eller eskaleres.
Faste servicemøder
Vi mødes hver måned eller hvert kvartal – alt efter hvad der passer jer – og gennemgår driften siden sidst.
Servicerapport hver gang
Hvad går godt, hvilke fejl har der været, hvilke refusioner der er søgt hjem, hvad der er sparet – og den samlede status.
Relevante cases
Fra sårbar drift til en fast proces
Andel
Fire SAP-lønkonsulenter sikrede den daglige løndrift hos Andel, mens lønafdelingen fokuserede på opgraderingen til SAP S4/Hana.
Se case
Brøndby IF
Payview er ved flere lejligheder blevet sat til at hjælpe med højt prioriterede opgaver i Brøndby IF – hver gang med stor selvstændighed og faglighed.
Se case