BPO står for Business Process Outsourcing og betyder, at en hel forretningsproces varetages af en ekstern leverandør. På lønområdet er BPO derfor blot fagbetegnelsen for det, der i daglig tale kaldes lønoutsourcing: lønprocessen – eller udvalgte dele af den – løses uden for virksomheden.
Hvad er BPO inden for løn?
Hvor almindelig opgaveudlejning handler om at låne arbejdskraft, handler BPO om at overdrage selve processen med dens faste rutiner, kontroller og frister. Virksomheden køber altså et resultat – en korrekt og rettidig løn – frem for et antal timer. I praksis dækker begreberne BPO inden for løn og lønoutsourcing det samme samarbejde, og det er den service, Payview leverer under lønoutsourcing.
Hele processen eller udvalgte dele
BPO behøver ikke være alt eller intet. Nogle virksomheder lægger hele lønfunktionen ud, mens andre beholder for eksempel godkendelser eller medarbejderkontakt internt og får hjælp til lønkørsel, afstemninger og indberetninger. Omfanget aftales ud fra, hvilke kompetencer og hvilken kapacitet virksomheden selv har.
Lønberegning og udbetaling
Kernen i et BPO-samarbejde er den månedlige lønproces: modtagelse og kontrol af data, beregning af løn, gennemgang af afvigelser, klargøring til godkendelse og efterfølgende udbetaling. Processen følger en fast tidsplan, så både virksomhed og leverandør ved, hvad der skal ske hvornår.
Rapportering og compliance
Ud over selve udbetalingen hører indberetninger, afstemninger og rapportering med til processen – for eksempel indberetning til myndigheder og pensionsselskaber, afstemning af lønkonti og feriepenge samt lønrapporter til økonomi og ledelse. Faste kontroller og dokumentation gør det lettere at følge op, hvis noget skal efterprøves.
Administrativ understøttelse
En del af opgaven er den løbende support: spørgsmål fra ledere og medarbejdere, håndtering af refusioner og fravær, ændringer i ansættelsesforhold og opfølgning på afvigelser. Det er ofte de opgaver, der fylder mest i en travl hverdag, selvom de sjældent er de mest synlige.
Lønteknologi og integrationer
BPO indebærer også drift af opsætningen i lønsystemet og af de dataflows, lønnen bygger på – typisk fra tidsregistrering, HR-system eller ERP. Velfungerende integrationer reducerer manuelle indtastninger og dermed rettelser bagefter. Står I samtidig over for at vælge eller skifte system, kan I læse mere under rådgivning om lønsystemer.
Krav til interne ressourcer
Selv med BPO har virksomheden fortsat en rolle. Data om ansættelser, timer og fravær skal leveres til tiden, lønnen skal godkendes inden udbetaling, og der skal være en fast kontaktperson, som kan træffe beslutninger. Behovet for interne ressourcer bliver mindre, men det forsvinder ikke – og det bør være beskrevet i aftalen.
Datasikkerhed
Løn indeholder personoplysninger, og derfor skal databehandleraftale, adgange og dataudveksling være på plads fra starten. Det skal være klart, hvem der har adgang til hvilke oplysninger, hvordan filer udveksles, og hvordan ændringer i adgange håndteres, når medarbejdere skifter rolle på begge sider.
Sammenfatning
BPO inden for løn er den faglige betegnelse for lønoutsourcing: hele lønprocessen eller udvalgte dele af den varetages af en ekstern partner med ansvar for beregning, udbetaling, indberetning, afstemning, support og systemdrift. Virksomheden leverer fortsat data og godkender lønnen, og både omfang og datasikkerhed bør aftales konkret.
Skal vi kigge på jeres løn?
Payview er specialister i løn – fra akut hjælp og interimkonsulenter til fuld outsourcing og rådgivning om lønsystemer. Tag en uforpligtende snak med os.